Egy készletnyilvántartó program csak abban tér el egy hagyományos számlázó programtól, hogy a Terméknyilvántartás ablakban a termék neve mellett láthatóvá válik, hogy mennyi az aktuális raktárkészlete. Alapvetően tehát ez az egyetlen oszlop a fő különbség a két programtípus között, mégis ez az egyetlen plusz oszlop rengeteg új fogalmat és funkciót generál a háttérben.
Amennyiben áru érkezik a raktárba, úgy azt a bevételezéssel tudjuk készletre venni, tehát a Bevételezési bizonylat rögzítésével tudjuk növelni egy adott termék készletét.
Abban az esetben, ha az áru kiadásra (pl. szállítólevél) vagy eladásra (számla, nyugtás eladás) kerül, úgy a kiadáskor kiállított bizonylat rögzítésével az adott termék készlete automatikusan csökkenni fog.
Mivel aki dolgozik az hibázhat, így időnként (legalább évente egyszer) érdemes összevetni a gépi készletet a valós raktárkészlettel. Ezt a folyamatot nevezzük leltárnak. A leltár során fizikailag is megszámolásra kerülnek a raktárban lévő termékek és eltérés (hiány, többlet) esetén leltárkorrekcióként tudja azt a programban rögzíteni.
A program a gépi készletmennyiséget tehát a felhasználó által felrögzített bizonylatok alapján számolja, vagyis:
(bevételezés - kiadás) + leltárkorrekció = aktuális készlet |
