Alapvetően nincs szükség arra, hogy a könyvelő direktben hozzáférjen a számlázó / készletnyilvántartó programban tárolt adatokhoz, mivel a legtöbb esetben a könyvelőnek a könyveléshez csak a kiállított számlákra van szüksége. Mivel a számlák már bemennek a NAV-hoz és a legtöbb könyvelő program képes a számlákat közvetlen a NAV-tól letölteni, így mára a legtöbb esetben okafogyottá vált külön könyvelői hozzáférést biztosítani a programhoz.
A programban a Kimutatások \ Általános feladás bármilyen könyvelő program felé menüpont segítségével el tudja végezni a NATURASOFT programban kiállított számlák feladását a könyvelő részére. Ezt leggyakrabban (havi bevallás esetén) havonta egyszer kell elvégezni a legutolsó tárgyhóra vonatkozóan a számlák teljesítési dátuma alapján.
Amennyiben a fent leírtakat mind figyelmen kívül hagyja és mégis szeretné, hogy a könyvelő közvetlen tudja böngészni a programban felvitt összes adatot, úgy természetesen erre is van három módszer:
1. Online könyvelői hozzáférés helyi hálózaton
Abban az esetben, ha a cégnek saját könyvelője van és fizikailag egy hálózatban vannak (pl. egy telephelyen), úgy nincs más dolga, mint a könyvelőnek is telepíteni a szoftvert munkaállomásként. A könyvelő így pont ugyanúgy tudja majd használni a programot, mint bármely más felhasználó. A főképernyő \ Felhasználói fiókok ablakban új felhasználói fiókot is készíthet a könyvelőnek, így akár azt is korlátozhatja, hogy a könyvelő miket lásson, illetve milyen tevékenységeket végezhessen a programban.
2. Online könyvelői hozzáférés távoli hálózaton
Amennyiben a könyvelő fizikailag máshol található, mint ahol a programmal dolgoznak, akkor is pontosan úgy kell eljárni, mint a fent leírt pontban, viszont ahhoz, hogy a távoli gépek egy hálózatban tudjanak működni, úgynevezett VPN hálózatot kell beállítani a könyvelő gépe és az adatokat tároló számítógép között. A könyvelő csak akkor fog tudni belépni a programba, ha a kiszolgálógép be van kapcsolva és mindkét számítógépen van működő internet kapcsolat! Vagyis, ha a kiszolgálógépet délután 5-kor kikapcsolják, akkor a könyvelő délután 5 óra után már nem fog tudni távolról belépni a programba!
3. Offline könyvelői hozzáférés
A legtöbb esetben a könyvelő csak adatokat (bizonylatokat), kimutatásokat akar megnézni a programban, így nincs szüksége arra, hogy adatot rögzítsen. Külsős könyvelő esetén, ha nem akar a 2-es pontban leírtak szerint hozzáférést biztosítani a könyvelőnek, akkor a legjobb megoldás az, ha a könyvelő önállóan feltelepíti magához a programot és amikor neki szüksége van az adatokra, akkor kér Öntől egy friss biztonsági mentést, amit ő egy kattintással be tud tölteni a saját programjában. Ennek menete a következő:
A telepítőkészletet a Szoftvereink menüpont alatt az adott program nevére, majd pedig a Letöltés gombra kattintva töltheti le. A program aktiválásához a könyvelőnek szüksége lesz a pontos cégnévre és a hozzá tartozó termékszámra (ez az Ön programjában a főképernyő \ Cégek karbantartása menüpontban látható). Amikor a könyvelő kéri Öntől az adatokat, akkor Ön a kiszolgálógépen futó programban a Cégek karbantartása menüpont \ Mentés funkcióján keresztül készít egy mentést, majd azt e-mailben átküldi a könyvelő számára. A könyvelő a saját programjában ugyanitt, de a Visszatöltés gombot megnyomva visszatölti az állományt és máris minden adatot látni fog.
Ennek a módszernek az előnye, hogy a könyvelő bármikor és bármeddig tudja nézni az adatokat, mivel azok az ő gépén is korlátlanul elérhetők és nem függ attól, hogy Ön a kiszolgálógépet kikapcsolta-e vagy sem (ezért hívjuk offline üzemmódnak). A módszer hátránya, hogy a könyvelő nem rögzíthet adatokat (mivel az csak a saját rendszerét érintené), de ez nem is szokott igényként felmerülni. |
